Mehr Struktur – weniger Stress. Dein effizientes BackOffice
Mehr Klarheit. Mehr Struktur.
Dein BackOffice – perfekt organisiert mit Notion
Ich bin Kathrin,
BackOffice-Expertin und Struktur-Fan.
Mein Herz schlägt für Ordnung und effiziente Prozesse.
Ich schaue nicht nur auf die Technik, sondern auf deine Prozesse und Arbeitsweise.
Als Prozessoptimiererin und Notion-Beraterin verstehe ich, wie BackOffice-Strukturen funktionieren müssen, damit sie im Alltag wirklich tragen.
Mit Notion baue ich individuelle Schaltzentralen, optimiere bestehende Workspaces oder erweitere sie um das, was dir noch fehlt – von der Aufgabenplanung bis zur Prozessbibliothek.
Ordner-Chaos, Excel-Listen, To-dos an zig Stellen?
Kein Überblick über Projekte, Kunden und Deadlines?
Es geht auch einfach: Mit einem klar strukturierten Notion-Board hast du alles im Blick – digital, flexibel und perfekt an deine Arbeitsweise angepasst.
Was kann ich für dich tun:
Aufbau individueller Business-Cockpits
Ob Kundenverwaltung, Aufgabenplanung oder Dokumentation – ich entwickle dein Business-Cockpit, das perfekt zu dir passt.
Analyse & Audit bestehender Workspaces
Professioneller System-Check mit konkreten Optimierungsem-
pfehlungen. Damit dein Notion-Workspace endlich so effizient wird, wie du es dir vorgestellt hast.
Optimierung bestehender Notion-Workspaces
Du hast schon einen Notion-Workspace, der aber eher wie ein chaotisches Notizbuch wirkt?
Ich bringe Struktur rein, optimiere Ansichten und baue Funktionen, die dir Zeit sparen.
Erweiterung & Automatisier-
ungen
Wir ergänzen dein Notion-System um smarte Templates, Workflows und Prozesse, die das BackOffice fast von alleine laufen lassen.
Eine Investition in
DEINE Effizienz:
Notion-Audit **
Fokus: Analyse, Klarheit & konkrete Handlungsempfehlungen
290,- €
zzgl. MwSt.
* Umfang
- 1:1 Live-Audit-Session (60 Minuten)
- Analyse deines bestehenden Notion-Workspaces
- Bewertung von Struktur, Logik & Nutzung
- Detaillierter Audit-Report
- Klare Roadmap mit priorisierten nächsten Schritten
- Konkrete Quick Wins zur sofortigen Umsetzung
** Details siehe unten
Individuelles
Business-Cockpit
Fokus: Konzeption, Struktur & Aufbau von Grund auf
ab 900,- €
zzgl. MwSt.
(Preis richtet sich nach Komplexität & Anzahl der Bereiche)
* Umfang
- Analyse deines Business & deiner Arbeitsweise
- Konzeption einer klaren Notion-Struktur
- Aufbau eines individuellen Workspaces inkl. Datenbanken
- Zentrale Bereiche z. B.:
- Daily Control (Aufgaben, Fokus)
- Management & Ziele
- Kunden & Customer Journey
- Produkte & Marketing
- Finanzen (Übersichten & Kosten)
- Weiterbildung & Reflexion - Logische Verknüpfungen & sinnvolle Ansichten
- Einführung & Übergabe inkl. Nutzungserklärung
Optimierung deines Workspaces
Fokus: Struktur verbessern, vereinfachen & effizient nutzen
auf Anfrage
zzgl. MwSt.
* Umfang
- Analyse deines bestehenden Notion-Workspaces
- Aufräumen & Vereinfachen bestehender Strukturen
- Optimierung von Datenbanken & Ansichten
- Verbesserung von Logik & Nutzerführung
- Ergänzung fehlender Templates & Workflows
- Reduktion unnötiger Komplexität
- Kurze Einführung in die optimierte Struktur
Vorgefertigte Dashboards
Geeignet für:
Soloselbstständige, die schnell Ordnung und Überblick wollen – ohne Komplettaufbau.
Enthalten im Business Cockpit (Mini):
- Daily Control
- Management Deck (Management & Reflexion)
- Contact Central (Kontakte & Customer Journey)
inkl. Serverraum und "Kopf-frei-Liste"
Was du bekommst:
- bewährte Cockpit-Struktur
- Einführung und individuelle Anpassung
im 1:1 Call (90min).
320,- €
zzgl. MwSt.
Du möchtest direkt in die Umsetzung?
Du hast eine konkrete Notion-Frage, hängst an einer bestimmten Stelle fest oder willst direkt etwas umsetzen, statt lange zu planen?
In der Notion-Sprechstunde arbeiten wir 1:1 live an deinem Workspace.
Wir schauen uns gezielt dein Thema an, lösen dein aktuelles Problem und setzen die Optimierung direkt gemeinsam um.
Ideal für dich, wenn du:
• eine konkrete Herausforderung in Notion hast
• schnelle Klarheit statt eines großen Projekts brauchst
• Feedback & Umsetzung in einem Termin möchtest
• nicht allein weiterprobieren willst
Preis:
90,- € / 60 Minuten
zzgl. MwSt.
Am Ende der Session ist dein Thema geklärt, umgesetzt und verständlich – damit du danach selbst sicher weiterarbeiten kannst.
„Wir hatten eine kurze knackige Session zusammen, die mich gleich zwei Schritte weiter gebracht hat im Umgang mit Notion. Deine Tipps sind Gold wert, liebe Kathrin. Ich danke dir!“
Mandy Mehring, Spürbares Branding für Coaches & Expertinnen
Beispiele für erfolgreiche Notion-Setups
Zentrales Business-Cockpit
Ein bestehendes Business nutzte bisher verschiedene Tools: Trello für Aufgaben, Google Drive für Dokumente, Excel für Rechnungen, Word für Angebote – das führte zu ständigem Suchen und fehlendem Überblick.
Im neuen Notion-Setup wurden alle Elemente in einem zentralen Business-Cockpit gebündelt:
Kundenverwaltung, Aufgabenplanung, Angebotsvorlagen und Dokumentation.
Ergebnis: weniger Toolwechsel, klarere Abläufe und spürbare Zeitersparnis.
Strukturiertes BackOffice
Vor dem Setup war das BackOffice stark fragmentiert: Kundendaten lagen in verschiedenen Ordnern und auf verschiedenen Seiten, Aufgaben wurden zum Teil handschriftlich notiert, Rechnungen unübersichtlich abgelegt.
Durch die Einführung eines individuell aufgebauten Notion-Boards entstand eine vollständige Struktur mit übersichtlicher Kundenverwaltung und Projektplanung. Alles ist nun zentral gebündelt, jederzeit abrufbar und intuitiv nutzbar.
Kundenportal zur Kommunikation und Zusammenarbeit
Als Ergänzung zum Notion-BackOffice wurde ein individuelles Kundenportal erstellt – ein Bereich, der alle relevanten Informationen für die Zusammenarbeit bereitstellt.
Enthalten sind u. a. Projektübersichten, Meeting-Links, FAQ-Bereiche, Fragebereich, Terminübersichten und Upload-Möglichkeiten. Das Portal ermöglicht eine klare Kommunikation, reduziert Rückfragen und bietet den Kund:innen jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Inhalte.
**Notion-Audit
Kommt dir das bekannt vor?
- Dein Notion-Workspace ist über Monate gewachsen – heute findest du dich selbst kaum noch zurecht
- Datenbanken sind irgendwie vernetzt, aber nicht optimal. Informationen liegen verstreut
- Dein Team findet sich nicht zurecht. Delegation ist schwierig, weil die Struktur nicht klar ist
- Du ahnst, dass Notion viel mehr kann – aber welche Automatisierungen und Formeln würden dir wirklich helfen?
- Du bist unsicher, ob dein Workspace professionell genug aufgebaut ist
- Du möchtest umstrukturieren, weißt aber nicht wo anzufangen und hast Angst, etwas kaputt zu machen?
Du nutzt Notion schon eine Weile. Du kennst die Basics. Aber irgendwie läuft es nicht rund.
Das bekommst du im Notion-Audit
- Einen professionellen Blick von außen auf deinen Workspace mit klaren Antworten.
- Was läuft gut? Ich zeige dir, welche Strukturen bereits funktionieren und wo deine Stärken liegen.
- Was muss optimiert werden? Du bekommst konkrete Handlungsempfehlungen.
- Wo liegt ungenutztes Potenzial? Ich erkenne Optimierungsmöglichkeiten, die du selbst übersiehst – weil du mittendrin steckst.
- Am Ende hast du eine klare Roadmap für die nächsten Schritte und weißt genau, welche Quick Wins du sofort umsetzen kannst.
So läuft das Notion-Audit ab
- Buchung & Vorbereitung: Nach der Buchung füllst du einen kurzen Fragebogen aus. So kann ich mich optimal vorbereiten.
- Vorab-Check: Ich verschaffe mir einen ersten Überblick über deinen Workspace und mache mir Notizen zu Auffälligkeiten und Potenzialen.
- Live-Audit-Session (60 Min.): Wir gehen gemeinsam durch deinen Workspace. Du zeigst mir deine wichtigsten Workflows, ich stelle Fragen und teile erste Einschätzungen.
- Analyse & Report-Erstellung: Ich erstelle ein detailliertes Audit-Dokument mit Bewertung, konkreten Schwachstellen und priorisierten Handlungsempfehlungen.
- Übergabe Report: Innerhalb von 5 Werktagen erhältst du dein persönliches Audit-Dokument – bereit zur Umsetzung.
- Optional: Follow-up-Call: Fragen zur Umsetzung? Buch dir einen 30-minütigen Follow-up-Call dazu (gegen Aufpreis).
Für wen ist das Audit?
Das Audit ist richtig für dich, wenn du:
- Notion seit mindestens 6 Monaten aktiv nutzt und die Basics kennst
- Das Gefühl hast, dass dein Workspace nicht mit deinem Business mitgewachsen ist
- Professionalisieren möchtest, aber nicht weißt, wo du anfangen sollst
- Dir einen ehrlichen, professionellen Blick von außen wünschst
- Konkrete Handlungsempfehlungen brauchst statt allgemeiner Tipps
- Sicherheit haben willst, dass dein Workspace zukunftsfähig und skalierbar ist
Das Audit ist NICHT richtig für dich, wenn du:
- Gerade erst mit Notion anfängst (dann ist eine Sprechstunde der bessere Einstieg)
- Jemanden suchst, der deinen Workspace komplett neu aufsetzt (dafür gibt es andere Angebote)
- Nur schnelle Antworten auf Einzelfragen brauchst (dann ist eine Sprechstunde der bessere Einstieg)
Bereit für einen professionellen Blick auf deinen Workspace?
Lass uns gemeinsam herausfinden, wo dein größtes Optimierungspotenzial liegt.
„Das 1:1-Coaching war sehr gut strukturiert. Ich konnte allem folgen und hatte im Anschluss dank der Aufzeichnungen jederzeit die Möglichkeit, Inhalte noch einmal nachzuschauen. Besonders schätzte ich, dass Kathrin sich auch zwischen den Notion-Sprechstunden engagiert Zeit nahm und mich unterstützte, sodass ich kontinuierlich weiterarbeiten konnte. Ich kann Kathrin als Notion-Trainerin uneingeschränkt empfehlen.“
Susan Müller, SM Selfmade Media