Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefon-/Videokonferenzen und Webinare
via „Zoom“
Ich möchte dich nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom informieren.
Zweck der Verarbeitung
Ich nutze das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings und/oder Videokonferenzen durchzuführen (nachfolgend bezeichnet als „Online-Meetings“).
Das Tool bietet zudem die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen, Gespräche aufzuzeichnen, Chatinhalte abzuspeichern und je nach genutzter Version auch Gesprächsinhalte zu transkribieren und mittels künstlicher Intelligenz zu einem Gesprächsprotokoll zusammenfassen zu lassen.
Zoom ist ein Service der Zoom Communications Inc., San Jose, 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA.
Verantwortliche/r
Die/Der Verantwortliche/n für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings stehen, bin ich, Kathrin Heimburger, Im Älmel 8, 77974 Meißenheim, als Einzelunternehmer, selbst.
Datenschutzbeauftragter
Ich unterliege keiner gesetzlichen Pflicht einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.
Umfang der Verarbeitung
Ich verwende Zoom, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn ich ein Online-Meeting aufzeichnen möchte, werde ich dir das vor Beginn der Aufzeichnung transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird dir zudem in Zoom angezeigt und ein Hinweis seitens Zooms erfolgt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werde ich die Chatinhalte protokollieren.
Zudem hat Zoom künstliche Intelligenz im Einsatz, welche es je nach Einstellung und Version ermöglicht Videotelefonate zu transkribieren und die wichtigsten Inhalte im Sinne eines Gesprächsprotokolls zusammen zu fassen. Wenn ich die Gesprächsinhalte transkribieren lassen, werde ich dir das vorher transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten du vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machst.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Weitere Informationen, welche Daten Zoom alles von dir verarbeitet, findest du hier: https://explore.zoom.us/de/privacy/.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings ist Art. 6 Abs. 1b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Steht weder ein Vertrag noch vorvertragliche Maßnahmen im Raum und hast du mir deine ausdrückliche Einwilligung zu dieser Datenverarbeitung erteilt, so ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (siehe Abschnitt Rechte als Betroffener). Sofern die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erfolgt und die Verarbeitung erforderlich und gesetzlich zulässig ist, beruht die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1c DSGVO. Darüberhinausgehend kann es unter begründeten Umständen auch sein, dass die Verarbeitung ggf. auf Art. 6 Abs. 1f DSGVO (berechtigtes Interesse) gestützt wird.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachte bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Zoom erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen meines Auftragsverarbeitungsvertrages mit Zoom vorgesehen ist.
Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf deinen Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, mir deine Einwilligung vorliegt oder ich zur Erteilung einer Auskunft befugt bin. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:
Ort der Datenverarbeitung
Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt.
Um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten, wurden mit Zoom, ein Auftragsverarbeitungsvertrag sowie zusätzlich als weiterführende Garantie sog. EU-Standardvertragsklauseln vereinbart. Zudem ist Zoom nach dem EU-US-Data Privacy Framework, einem Übereinkommen zwischen den USA und der Europäischen Union, aktiv zertifiziert (https://www.dataprivacyframework.gov/list). Das Übereinkommen soll sicherstellen, dass die europäischen Datenschutzstandards bei der Verarbeitung eingehalten werden. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung auf der Seite von Zoom, können der Datenschutzerklärung von Zoom (https://explore.zoom.us/de/privacy/) entnommen werden.
Andernfalls findet eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder an eine internationale Organisation nur statt, soweit dies zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf deinen Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, die Weitergabe gesetzlich vorgeschrieben ist oder du mir eine Einwilligung erteilt hast.
Schutzmaßnahmen
Als ergänzende Schutzmaßnahmen habe ich ferner mein Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von Online-Meetings nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.
Automatisierte Entscheidungsfindung
Zur Begründung, Erfüllung oder Durchführung der Geschäftsbeziehung sowie für vorvertragliche Maßnahmen nutze ich grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollte ich diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werde ich dich hierüber gesondert informieren bzw. Ihre Einwilligung einholen, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Erforderlichkeit der Bereitstellung der personenbezogenen Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten von dir, erfolgt primär freiwillig auch für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Ich kann eine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen jedoch nur treffen, sofern du solche personenbezogenen Daten angibst, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.
Ihre Rechte als Betroffene/r
Du hast das Recht auf Auskunft über die dich betreffenden personenbezogenen Daten. Du kannst dich für eine Auskunft jederzeit an mich wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitte ich um Verständnis dafür, dass ich ggf. Nachweise von dir verlange, die belegen, dass du die Person bist, für die du dich ausgibst. Ferner hast du ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit dir dies gesetzlich zusteht. Schließlich hast du ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Du hast das Recht, dich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch mich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Löschung von Daten
Ich lösche die von mir über Zoom erfassten Daten, sobald du mich zur Löschung aufforderst, du deine Einwilligung zur Speicherung widerrufen hast oder der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt und keine anderen, vorrangigen Gründe gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen wie z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten dagegensprechen. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
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